Drucksache - 2019/0599  

Betreff: Projekt "Sanierung und Erweiterung des Kreishauses"
Projektauftrag
Status:öffentlichDrucksache-Art:Beschlussvorlage
Federführend:LKVD/Geschäftsbereichsleitung Bau, Wirtschaft, Ordnung, Umwelt Bearbeiter/-in:LKVD Rüsen, Christian
Beratungsfolge:
Kreistag des Kreises Dithmarschen Beschlussfassung
13.06.2019 
Sitzung des Kreistages des Kreises Dithmarschen ungeändert beschlossen   

Beschlussvorschlag
Sachverhalt
Finanzielle Auswirkungen
Anlage/n
Anlagen:
Sanierung und Erweiterung des Kreishauses # Projektauftrag (finale Fassung 12.04.2019)  

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschlussvorschlag:
 

1.  Der Projektauftrag für das Projekt „Sanierung und Erweiterung des Kreishauses“ wird zustimmend zur Kenntnis genommen.

 

2.  Der Beauftragung eines externen Beratungsunternehmens für die Projektleitung auf der Grundlage eines durchzuführenden Vergabeverfahrens wird zugestimmt.

 

 

 

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Sachverhalt:

 

Das Kreishaus des Kreises Dithmarschen ist im Jahr 1974 in Betrieb genommen worden und weist einen erheblichen Sanierungsbedarf auf. Die Kreisverwaltung hat daher bereits im Jahr 2012 mehrere Gebäudealternativen unter bautechnischen, gebäudewirtschaftlichen und finanzwirtschaftlichen Aspekten geprüft. Auf der Grundlage der Prüfungsergebnisse hat der Hauptausschuss des Kreises Dithmarschen seinerzeit beschlossen, das Kreishaus zunächst ca. 10 Jahre lang sparsam weiter zu nutzen und spätestens zum 31.12.2022 anhand aktueller Rahmenbedingungen zu entscheiden, ob das Kreishaus saniert oder durch einen Neubau ersetzt werden soll. Zwischenzeitlich auftretende Gebäudeoptionen im Stadtgebiet Heide sollten fortlaufend geprüft werden.

 

Eine solche Option hatte sich im Jahr 2014 mit den Überlegungen zur Schaffung eines gemeinsamen Dienstleistungszentrums des Kreises Dithmarschen und der Stadt Heide eröffnet. In einer mehrjährigen gemeinsamen Projektarbeit wurden verschiedene Modelle hierfür entwickelt. Aufgrund der zwischenzeitlichen Eintragung des Kreishauses als geschütztes Kulturdenkmal in die Denkmalliste, der daraus resultierenden Reduktion der Optionen für ein gemeinsames Dienstleistungszentrum auf Varianten unter Einbeziehung des Kreishauses und der Entscheidung der Heider Ratsversammlung gegen den Kreishausstandort, wurde das Projekt im Herbst 2018 eingestellt.

 

Damit rückte die nach wie vor erforderliche Sanierung des Kreishauses wieder in den Fokus. Angesichts des erheblichen Personalzuwachses in den vergangenen Jahren ist darüber hinaus durch einen Anbau zusätzliche Raumkapazität am Kreishausstandort zu schaffen.

 

Die Sanierung und Erweiterung des Kreishauses wird die Kreisverwaltung, die Kund*innen und Mitarbeitenden vor große Herausforderungen stellen und erhebliche Personalkapazitäten binden. Insbesondere im Gebäudemanagement ist nicht zuletzt mit Blick auf die parallel laufenden großen Bauprojekte (Umsetzung des Konzepts BerufsBildungsZentrum Dithmarschen 2020, Neubau einer Sporthalle am Werner-Heisenberg-Gymnasium Heide, Neubau einer Feuerwehrtechnischen Zentrale) personelle Verstärkung zur Begleitung der Baumaßnahmen (interne Bauleitung – „Bauherrenfunktion“) erforderlich, zumal die ohnehin in jedem Jahr anstehenden Bauunterhaltungsmaßnahmen an den Kreisliegenschaften (insbesondere an den Schulen) nicht eingeschränkt werden sollen. Zur Verstärkung des Gebäudemanagements wurden zwei zusätzliche Stellen für Hochbauingenieur*innen eingeworben, die zum 01.01.2019 und 01.02.2019 besetzt werden konnten. Mit der realisierten personellen Verstärkung im Gebäudemanagement sind nunmehr die Voraussetzungen geschaffen, die Sanierung und Erweiterung des Kreishauses im Rahmen eines Projekts voranzutreiben.

 

Hierfür wurde der in der Anlage beigefügte Projektauftrag vom 12.04.2019 entwickelt.

 

Ziel des Projekts ist die Konzeption, Planung und Realisierung der erforderlichen Sanierung des bestehenden Kreishauses sowie der Erweiterung durch einen Anbau auf dem vorhandenen Grundstück.

 

Die Projektarbeit unterteilt sich in drei Projektphasen (siehe Punkt 2 des Projektauftrags):

 

1. Konzeptionsphase

  • Klärung von Vorfragen
  •    Festlegung von Standards
  • Aufstellung eines Raum- und Flächenprogramms

 

2. Planungsphase

  • Planung der Sanierung und des Anbaus
  • Planung und Vorbereitung der ggf. erforderlichen Ausweichbüroflächen
  • Einholung der erforderlichen Genehmigungen

 

3. Realisierungsphase

  • Ggf. erforderlicher Bezug von Ausweichbüroflächen
  • Bauliche Realisierung der Sanierung und des Anbaus
  • Bezug und Inbetriebnahme des sanierten und erweiterten Gebäudes

 

Weitere Bausteine der einzelnen Phasen sind im Projektauftrag beschrieben. Die beschriebenen Projektphasen sind als vorläufige Skizze zu verstehen und im Rahmen der Projektarbeit durch einen konkreten Projektplan mit Meilensteinen und Zeitplan zu ersetzen.

 

Die Projektorganisation besteht aus einer Lenkungsgruppe, einer Projektgruppe mit mehreren Teilprojektgruppen und einer verantwortlichen Projektleitung (siehe Punkt 4 des Projektauftrags).

 

Mit der Projektleitung soll ein externes Beratungsunternehmen beauftragt werden, das über entsprechende Referenzen im Management von Planungs- und Bauprozessen verfügt. Das Unternehmen sollte über Erfahrungen bei der Sanierung von Bestandsgebäuden unter den Bedingungen des Denkmalschutzes verfügen. Bis zur Auswahl des externen Beratungsunternehmens übernimmt übergangsweise der Leitende Kreisverwaltungsdirektor die Projektleitung.

 

Entsprechende Haushaltsmittel (Planungskosten) stehen im Haushalt 2019 bereit. Mittel für die Folgejahre werden im Rahmen der jeweiligen Haushaltsberatung eingeworben.

 

Die Projektleitung ist auch dafür verantwortlich, dass die erforderlichen Beschlüsse der ehrenamtlichen Selbstverwaltung des Kreises durch umfassende Beschlussvorlagen vorbereitet werden. Entsprechende Meilensteine im Projekt, die eine Beschlussfassung erforderlich machen, sind gemeinsam mit der Projektgruppe in der Projektarbeit zu erarbeiten und im Projektplan festzulegen.

 

Darüber hinaus wird die Verwaltung regelmäßig im Haupt- und Finanzausschuss über den aktuellen Stand der Projektarbeit berichten.

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

Finanzielle Auswirkungen

Ja

X

 

Nein

 

 

 

 

 

 

 

Falls ja:

 

 

 

 

 

Im Haushaltsplan berücksichtigt

Ja

X

 

Nein

 

 

 

 

 

 

 

Freiwillige Aufgabe/Maßnahme

Ja

X

 

Nein

 

 

 

 

 

 

 

 

Ergebnisplan/Finanzplan

Produkt-Nr.

 

Produkt-Name

 

 

Ertrag

Euro

Einzahlungen

Euro

 

 

 

 

zusätzlich / neu

 

zusätzlich / neu

 

 

Aufwand

Euro

Auszahlungen

Euro

 

 

 

 

zusätzlich / neu

 

zusätzlich / neu

 

 

 

Saldo

 

Saldo

 

 

Ein negativer Saldo wird finanziert durch:

(Beschreibung der konkreten – strukturellen - Einsparungsmaßnahmen/Mehrerträge)

 

 

 

 

Auswirkung auf Stellenplan

Ja

 

 

Nein

X

 

 

 

 

 

 

 

Stellenmehrbedarf: (z. B. 0,5 VK, EG ___/A___)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Anlagen

Projektauftrag „Sanierung und Erweiterung des Kreishauses“ vom 12.04.2019

 

 

Anlagen:  
  Nr. Name    
Anlage 1 1 Sanierung und Erweiterung des Kreishauses # Projektauftrag (finale Fassung 12.04.2019) (577 KB)      
Stammbaum:
2019/0599   Projekt "Sanierung und Erweiterung des Kreishauses" Projektauftrag   LKVD/Geschäftsbereichsleitung Bau, Wirtschaft, Ordnung, Umwelt   Beschlussvorlage
2019/0599-1   Projekt "Sanierung und Erweiterung des Kreishauses" - Benennung von zwei Vertreter*innen für die Lenkungsgruppe   LKVD/Geschäftsbereichsleitung Bau, Wirtschaft, Ordnung, Umwelt   Beschlussvorlage
2019/0599-2   Projekt "Sanierung und Erweiterung des Kreishauses" - Benennung eines Ersatzvertreters für die Lenkungsgruppe   LKVD/Geschäftsbereichsleitung Bau, Wirtschaft, Ordnung, Umwelt   Beschlussvorlage
2020/0817   Projekt "Sanierung und Erweiterung des Kreishauses" - Benennung von zwei stellvertretenden Vertreter*innen der ehrenamtlichen Selbstverwaltung in der Lenkungsgruppe   LKVD/Geschäftsbereichsleitung Bau, Wirtschaft, Ordnung, Umwelt   Beschlussvorlage